Template Notion de GTD (Getting Things Done) em português

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GTD tem fama de complicado, e a fama é meio merecida — não pelo método, que é simples, mas pelo tanto de gente que o explica como se fosse uma religião.

A ideia central cabe em uma frase: sua cabeça é péssima como lugar de guardar coisa e ótima como lugar de pensar sobre ela. Todo o resto do método existe para tirar as tarefas da cabeça de forma confiável o bastante para você parar de ensaiá-las mentalmente às três da manhã.

O método, sem liturgia

David Allen descreve um ciclo. Na prática ele funciona assim:

Capture tudo, sem filtrar. Se algo exige uma ação futura, vai para a caixa de entrada. Não decida nada na hora da captura — decidir é uma atividade diferente, e misturar as duas é o que faz a captura ficar cara e a pessoa parar de capturar.

Processe depois, e decida uma coisa por item. Cada item vira uma de poucas coisas: uma próxima ação, um projeto, algo delegado, algo agendado, ou lixo. Item que fica sem decisão é o que apodrece a lista inteira — porque você passa a ler tudo com desconfiança.

Organize por contexto, não por assunto. Este é o ponto que mais gente pula. A pergunta útil não é “isso é sobre trabalho?”, e sim “onde e com o quê eu consigo fazer isso?”. Você não está escolhendo uma tarefa: está escolhendo entre as tarefas que dá para fazer agora, no lugar onde você está.

Revise. Sem uma passada regular, a lista deixa de ser confiável — e uma lista em que você não confia é uma lista que sua cabeça volta a duplicar.

Faça. Se você fez as quatro anteriores, essa não precisa de disciplina.

Como o template implementa isso

Captura adaptada ao celular. Anotar em qualquer lugar, em segundos. É o passo mais importante do método e o que mais sofre com atrito: se capturar dá trabalho, você não captura, e o sistema inteiro cai.

Vistas por contexto — Pessoal, Trabalho e os que você criar.

Vistas por vencimento — Atrasadas, para Hoje, Próximos 7 dias.

Estados terminais — “Esfriaram” e “Arquivadas”. Essa é a parte que quase todo sistema caseiro esquece, e a que mais importa a longo prazo: tarefa que perdeu a validade precisa de um lugar que não seja nem a lista ativa nem a lixeira. Sem isso, a lista incha, você para de confiar nela, e o método morre.

Conceitos e fluxo explicados dentro do template, como referência de consulta. Você não precisa ter lido o livro.

A navegação é montada para funcionar como um aplicativo dentro do Notion, e o design se adapta a modo claro e escuro.

Fonte do método: A Arte de Fazer Acontecer (Getting Things Done), David Allen. Este template é uma implementação do método no Notion; não é material oficial nem tem relação com o autor ou a editora.

Os primeiros dias

1. Faça uma captura geral. Uma hora, tudo que está na sua cabeça, sem organizar. É desconfortável e é o que faz a diferença.
2. Processe em outra sessão. Não no mesmo fôlego — capturar e decidir usam cabeças diferentes.
3. Crie poucos contextos, e só os que existem na sua vida. Contexto que você nunca vai consultar é enfeite.
4. Marque uma revisão semanal na agenda. É o passo que todo mundo pula e o único que mantém o sistema vivo.

O que ele não faz

Não tem lembrete nem notificação — o Notion não empurra nada. Não delega, não integra com e-mail e não captura por voz ou por atalho de sistema; a captura é dentro do Notion.

E não substitui a revisão semanal. Nenhum template faz isso por você, e vale desconfiar de quem promete.